Регистър на риска в строителния мениджмънт · как се води практически

Какво е регистър на риска и защо три колони не стигат

Регистърът на риска е списък със събитията, които могат да ударят срока, парите или безопасността на конкретен обект, оценени по това колко е вероятно да се случат и колко ще заболи, ако се случат. На повечето български обекти този списък съществува, но само в главата на собственика и се предава устно в кабината. Проблемът с устния регистър е, че не се предава при отпуска, не се вижда от техническия ръководител и не влиза в цената на следващата оферта.

Записаният регистър обикновено се проваля по обратната причина: прави се формуляр с три колони (риск, вероятност, мярка), попълва се веднъж при старта и повече не се отваря. Работещият вариант има осем колони и се преглежда всяка седмица:

• Номер и кратко име. Едно изречение, разбираемо и от техническия ръководител, и от счетоводителя. „Възложителят плаща на 75 дни вместо на 30” е риск. „Финансови рискове” не е.
• Вероятност 1-5. Колко често това се случва във вашата практика, а не в учебник.
• Въздействие 1-5. Изразено в дни забавяне и в процент от стойността на договора.
• Оценка. Вероятността, умножена по въздействието. Число от 1 до 25, което подрежда листа и решава кое се гледа първо.
• Отговор. Едно от четири: избягване, прехвърляне, намаляване, приемане. Не „ще внимаваме”.
• Документът. Конкретната хартия, която гаси риска: договорна клауза, акт, буфер в графика, застрахователна полица, досие на подизпълнител.
• Отговорник и срок. Име и дата. Риск без име до себе си не се движи.
• Статус и дата на последен преглед. Отворен, овладян, реализиран, затворен.

Колоната „документ” е тази, която превръща списъка в инструмент. Ако до реда не стои конкретен документ, който вече е съставен или има дата за съставяне, редът е притеснение, а не управляван риск.

Как се оценява риск · вероятност и въздействие

Скалите трябва да са прости, за да ги ползва целият екип еднакво. Пет степени са достатъчни, а определенията се фиксират веднъж за фирмата и не се променят от обект на обект.

Вероятност:

• 1 · рядко. Случвало се е веднъж на десет обекта или по-рядко.
• 2 · малко вероятно. Веднъж на пет обекта.
• 3 · възможно. На всеки трети обект.
• 4 · вероятно. На повече от половината обекти.
• 5 · почти сигурно. На всеки обект, освен ако не направим нещо.

Въздействие:

• 1 · пренебрежимо. До 2 работни дни забавяне или под 1% от стойността на договора.
• 2 · малко. До 5 работни дни или до 2%.
• 3 · осезаемо. До 10 работни дни или до 5%. Изяжда маржа на една фаза.
• 4 · тежко. До 30 работни дни или до 10%. Изяжда маржа на обекта.
• 5 · критично. Над 30 работни дни, над 10%, спиране на обекта, злополука или загуба на удостоверението за вписване.

Произведението подрежда листа и определя кой се занимава с реда и кога:

Отговорът на всеки ред е един от четири, а разликата между тях е кой плаща, ако рискът се реализира. Избягване значи да махнете причината: не подписвате договор без клауза за индексация. Прехвърляне значи някой друг да носи разхода: застраховка, гаранция, клауза за неустойка към подизпълнителя. Намаляване значи да свалите вероятността или щетата: буфер в графика, авансова заявка, дублиран доставчик. Приемане значи да го оставите, но с осъзната сума, заделена в цената.

12-те риска, които реално се повтарят

Списъкът по-долу е събран от практиката на български изпълнители на жилищни и малки обществени обекти. Оценките са типични, не универсални · вашите числа се променят според възложителя, категорията на строежа и сезона. Подредбата е по оценка, отгоре надолу, точно както трябва да изглежда и вашият регистър.

1. Забавени плащания от възложителя

Най-скъпият риск за средния български изпълнител не е технически, а паричен. Материалите се плащат в аванс или до 30 дни, бригадите се плащат в края на месеца, а възложителят плаща след приемане на актовете, което в реалността означава 60 до 90 дни. При обект за 400 000 лв. и разлика от два месеца между разхода и постъплението фирмата финансира между 60 000 и 100 000 лв. от собствен оборот. Между търговци срокът за плащане по договор не може да надхвърля 60 дни (чл. 303а от Търговския закон), но това помага само ако е записано в договора и ако актът е подписан навреме.

• Оценка: вероятност 4, въздействие 5, оценка 20 · червено.
• Отговор: намаляване. Аванс не по-малък от стойността на първата фаза, месечно актуване вместо тримесечно, спиране на работа по договор при просрочие над договорения срок.
• Документът: график на плащанията, приложен към договора и вързан за конкретни фази от линейния график, плюс редовно подписан Акт обр. 19 за действително извършените СМР. Неподписаният акт превръща вземането в спор.

2. Скок в цената на армировката и стоманата

Армировъчната стомана е позицията с най-голяма ценова амплитуда в българската СМР. През 2021 г. цената ѝ се вдигна с над 50% за под година, а фирмите с фиксирани цени по договори от предходната година поеха разликата от маржа си. При груб строеж армировката и бетонът формират между 25% и 40% от стойността, така че поскъпване от 30% върху тези две позиции отнема почти целия марж на обект, оферирал с 10% печалба.

• Оценка: вероятност 4, въздействие 4, оценка 16 · червено.
• Отговор: прехвърляне и намаляване. Кратък срок на валидност на офертата (30 дни е стандартът), клауза за преоценка при изменение над договорен праг, заявка на количествата с най-голям дял веднага след подписване.
• Документът: клауза за индексация в договора. При обществените поръчки има методика за индексиране на договорите, приета с постановление на Министерския съвет през 2022 г., която ползва индексите на НСИ. При частен договор защитата е само тази, която сте написали сами. Помага и количествено-стойностната сметка с разбивка по компоненти, защото показва точно каква част от цената е материал и колко ще ви струва движението му.

3. Изменения в проекта по време на изпълнение

Възложителят премества стена, сменя настилка, добавя баня. На хартия е дребно, в графика е седмица, в КСС са 12 нови позиции и три отпаднали. Рискът не е самата промяна, а че тя се изпълнява преди да е остойностена и подписана, след което при отчитането се спори дали е била включена в основната цена. Практическото правило е просто: не се изпълнява промяна, която не е записана.

• Оценка: вероятност 4, въздействие 4, оценка 16 · червено.
• Отговор: прехвърляне. Всяка промяна се остойностява по същите единични цени от КСС и се подписва като допълнително споразумение преди изпълнение. Ако възложителят бърза, се записва поне в заповедната книга и се подписва от надзора.
• Документът: заповедна книга на строежа, допълнително споразумение и актуализирана КСС с ясно отделена секция за допълнителните работи. Отделната секция е важна: в Акт обр. 19 допълнителните количества трябва да се четат отделно от договорните.

4. Закрити скрити работи без акт

Армировката се залива, каналът се засипва, подът се излива и работата изчезва под следващия слой. Ако към този момент няма съставен Акт обр. 12, доказателството за изпълненото количество са няколко снимки с телефон и добра воля. При спор с възложител или при проверка от надзора това не е доказателство. Актовете по време на строителството се съставят по Наредба № 3 от 31.07.2003 г. и Акт обр. 12 е този за установяване на всички видове СМР, подлежащи на закриване.

• Оценка: вероятност 3, въздействие 5, оценка 15 · червено.
• Отговор: избягване. Нищо не се закрива в ден, в който надзорът не може да присъства. Актът се подготвя предварително, с количествата от КСС, а не се пише на коляно на площадката.
• Документът: Акт обр. 12, съставен преди закриването, с подписи на строителя, строителния надзор и проектанта там, където се изисква. Втора практическа подробност: количествата в следващия акт се натрупват спрямо предишните подписани актове по същия обект, а ръчното сумиране между Excel файлове е основният източник на двойно отчетени позиции.

5. Забавено разрешение за строеж

Разрешението за строеж се издава в 7-дневен срок от подаване на заявлението, когато инвестиционният проект вече е одобрен, и в едномесечен срок, когато проектът се одобрява едновременно с него (чл. 148, ал. 4 от ЗУТ). Практиката добавя обжалване в 14-дневен срок, съгласувателни процедури с експлоатационните дружества и корекции по проекта. Между подписания договор и реалния старт на площадката минават седмици, а ако договорният срок тече от подписването, изпълнителят изяжда закъснението, което не е причинил.

• Оценка: вероятност 3, въздействие 4, оценка 12 · жълто.
• Отговор: намаляване. Договорният срок започва да тече от откриването на строителната площадка и определянето на строителна линия и ниво, не от подписването на договора.
• Документът: клауза в договора, която обвързва старта на срока с протокола за откриване на строителната площадка по чл. 157 от ЗУТ. Влиза и в линейния график като нулева дата, за да не се преправя целият график при всяко забавяне.

6. Липса на бригади в пиков сезон

От май до октомври всички строят едновременно и добрите бригади са ангажирани. Кофражистите и зидарите са най-дефицитни, а през август се добавя и отпускарският сезон. Загубата тук не е в цената на труда, а в застоя: бригада, която идва две седмици по-късно, бута всички следващи дейности, ако седи на критичния път.

• Оценка: вероятност 4, въздействие 3, оценка 12 · жълто.
• Отговор: намаляване. Ангажимент с 4 до 6 седмици предизвестие за пиковите месеци, резервен подизпълнител за всяка ключова специалност, аванс срещу гарантирана дата.
• Документът: рамков договор с фиксирани единични цени и клауза за неустойка при неявяване, плюс поддържан регистър на участниците и подизпълнителите с контакти, специалност и капацитет. Регистърът върши двойна работа, защото същите данни се използват после при попълването на актовете.

7. Недостъпен строителен надзор в деня на акта

Строителният надзор се упражнява от лицензиран консултант по чл. 168 от ЗУТ и подписът му е задължителен за съставянето на актовете по време на строителството. Един консултант обслужва десетки обекти едновременно. Ако се обадите сутринта за акт следобед, отговорът често е „другата седмица”, а работата стои закрита или незакрита в очакване. За строежи от пета категория надзорът по принцип не се изисква и функциите поема техническият ръководител, но за първа до четвърта категория без надзор просто няма акт.

• Оценка: вероятност 3, въздействие 4, оценка 12 · жълто.
• Отговор: намаляване. Датите за актуване се планират наведнъж в началото на месеца, а не се търсят ден за ден.
• Документът: писмена покана за съставяне на акт с най-малко 3 работни дни предизвестие, изпратена по имейл и заведена. Тя върши две неща: реално вдига шанса надзорът да дойде и оставя следа кой е причинил забавянето, ако не дойде.

8. Пропусната позиция или грешна мярка в КСС

Този риск се реализира преди да сте стъпили на обекта. Пълна количествена сметка на еднофамилна къща от 180 кв.м обхваща 120 до 180 позиции и достатъчно е една пропусната (хидроизолация под шайби, обшивка на комин, преходни лайсни) или една сгрешена мерна единица, за да излезе офертата с 5 до 10% под реалната себестойност. Класическата грешка е позиция, чиято реална мярка е кубик или тон, да влезе в сметката като брой · тогава общата стойност се разминава не с проценти, а в пъти.

• Оценка: вероятност 3, въздействие 4, оценка 12 · жълто.
• Отговор: намаляване. Позициите се вземат от каталог с фиксирана мерна единица и единична цена, а не се пишат на ръка при всяка нова оферта. Обхватът на офертата се описва изрично, включително какво не влиза в цената.
• Документът: количествено-стойностна сметка, изготвена от каталог с реални български цени, и приложение „обхват на доставка и изпълнение” към офертата. В Buildly каталогът е с над 14 000 позиции с мерна единица и разбивка на единичната цена по трудова, материална и машинна компонента.

9. Забавена доставка на материал с дълъг срок

Дограма, асансьор, климатична техника, специална керамика и всичко с производствен или морски срок. Контейнер по море е между 30 и 45 дни път, преди митница и вътрешен транспорт. Ако поръчката тръгне, когато строителството стигне до съответната фаза, обектът чака. Този риск е чист планов риск: не се управлява с пари, а с дата на заявката.

• Оценка: вероятност 3, въздействие 4, оценка 12 · жълто.
• Отговор: намаляване. Позициите с дълъг срок се маркират още при офериране и се заявяват срещу аванс в началото на обекта, а не когато дойде редът им.
• Документът: потвърдена поръчка с писмена дата на доставка и буфер от 10 до 15 работни дни в графика преди дейността, която зависи от нея. Ако част от материалите идват от внос, координацията се планира предварително · доставките от Китай са услуга, която организираме при запитване, със средно 28-30% под местните цени, но именно заради срока на транспорта решението се взима в началото на обекта.

10. Подизпълнител без вписване в ЦПРС или без застраховка

Строителят трябва да е вписан в Централния професионален регистър на строителя за съответната категория строежи, а участниците в строителството имат задължителна застраховка за професионална отговорност по чл. 171 от ЗУТ. Ако подизпълнител влезе на площадката без валидни документи, отговорността се връща при вас: при обществена поръчка това е основание за санкция, а при щета застрахователят му няма да плати. Вероятността е ниска само защото проверката е лесна, а въздействието е максимално.

• Оценка: вероятност 2, въздействие 5, оценка 10 · жълто.
• Отговор: избягване. Без пълно досие няма достъп до площадката. Никакви изключения „само за два дни”.
• Документът: досие на подизпълнителя: удостоверение за вписване в ЦПРС с валиден талон за годината, застрахователна полица по чл. 171 от ЗУТ, документ за правоспособност на техническия ръководител по чл. 163а от ЗУТ и подписан договор. Досието се съхранява до останалите участници по обекта, за да е налично и при проверка, и при попълване на актовете.

11. Трудова злополука на площадката

Единственият ред в регистъра, чието въздействие не се измерва само в пари. Падане от височина, изкоп без укрепване, работа под товар. Освен човешката цена, тежката злополука спира обекта, води до проверка от Инспекцията по труда и до отговорност за фирмата и за техническия ръководител. Планът за безопасност и здраве по Наредба № 2 от 2004 г. за минималните изисквания за здравословни и безопасни условия на труд при извършване на СМР е задължителен, а не пожелателен.

• Оценка: вероятност 2, въздействие 5, оценка 10 · жълто.
• Отговор: намаляване. Инструктаж при всяко ново лице на площадката, координатор по безопасност и здраве, когато има повече от един изпълнител, седмичен обход с проверка на скеле, укрепване и лични предпазни средства.
• Документът: план за безопасност и здраве, книга за инструктаж с подписи и протоколи от периодичните проверки на скелето и електрическите съоръжения. Липсващият подпис в книгата за инструктаж е първото нещо, което се проверява след инцидент.

12. Зимно прекъсване и лоши метеорологични условия

Този риск е почти сигурен и точно затова се приема, а не се овладява. Мокрите процеси не се изпълняват при трайно ниски температури: бетонирането изисква мерки под 5 градуса, мазилките и замазките спират, външните топлоизолационни системи също. За обект, който минава през декември и януари, реалистичният календар има от 15 до 30 неработни дни, които просто трябва да са в графика от самото начало.

• Оценка: вероятност 4, въздействие 2, оценка 8 · жълто.
• Отговор: приемане с планиране. Мокрите процеси се изтеглят преди края на ноември, а зимата се пълни с вътрешни работи, които не зависят от температурата.
• Документът: сезонен резерв в линейния график, а при по-дълго спиране · Акт обр. 10 за установяване състоянието на строежа при спиране на строителството. Актът защитава изпълнителя и от претенции за забава, и от спор какво е било изпълнено към момента на спирането.

Как се води регистърът практически

Регистърът се проваля не заради формата, а заради ритъма. Работещият цикъл за фирма с 1 до 5 паралелни обекта изглежда така:

1. При офериране, преди да подадете цената. Минавате 12-те реда и маркирате кои важат за този обект. Всеки червен ред или се гаси с договорна клауза, или влиза в цената като заделена сума. Това е единственият момент, в който рискът може да се откаже без загуба.
2. При подписване на договора. Проверявате кои от червените рискове реално са адресирани в подписания текст: срок на плащане, индексация, старт на срока, ред за изменения. Каквото не е влязло в договора, се маркира като прието и остава ваше.
3. Седмичен преглед, петнадесет минути. Заедно с графика. Три въпроса на ред: променила ли се е вероятността, изтекъл ли е срокът за действие, появил ли се е нов ред. Прегледът е част от планьорката, не отделна среща.
4. При всяко изменение и при всеки нов подизпълнител. Промяната в проекта често вдига вероятността по два-три реда наведнъж: цени, срокове, доставки.
5. При закриване на обекта. Отбелязвате кои рискове реално се реализираха и колко струваха. Тези числа са входът за следващата оферта и с всеки затворен обект оценките ви стават по-точни от всяка методика.

Ритъмът е по-важен от формата. Регистър, който се преглежда всяка седмица в средата, където стоят графикът и актовете, работи и на лист хартия. Регистър, който се отваря два пъти годишно, не работи и в най-добрия инструмент.

Документите, които наистина гасят риск

Всеки ред от регистъра трябва да сочи към документ. Таблицата по-долу е обратната гледна точка: кой документ покрива кои от 12-те риска, кога се съставя и на какво стъпва.

Забележете разпределението: девет от дванадесетте риска се гасят с документ, който съществува преди първата копка · договор, КСС, линеен график, план за безопасност и досие на подизпълнителя. Само три се управляват в движение: измененията в проекта, закриването на скритите работи и присъствието на надзора. Това е и основната причина регистърът да се прави при офериране, а не след като обектът тръгне · след подписването на договора избягването отпада, прехвърлянето рядко е още възможно и остават намаляване и приемане.

Чести грешки при водене на регистър

• Регистър от 40 реда. Дълъг списък не се преглежда. Дванадесет реда се минават за петнадесет минути седмично, четиридесет не се минават никога. Ако рискът не е достатъчно голям, за да влезе в първите дванадесет, той се наблюдава, а не се води.
• Риск без отговорник и без дата. „Да следим цените на материалите” не е ред в регистър. „До 30 април заявяваме армировката за етап 1 · отговорник: ръководителят на обекта” е.
• Смесване на риск и вече случил се проблем. Рискът е бъдещо събитие с вероятност. Щом се случи, той излиза от регистъра и влиза в списъка с проблеми, който има друг ритъм и друг отговорник.
• Оценяване по усещане, без скала. Ако вероятност 4 значи различно нещо за собственика и за техническия ръководител, подредбата на листа е безсмислена. Скалата се фиксира веднъж за фирмата.
• Регистър в отделен файл на нечий десктоп. Ако документът не стои до графика и актовете, той се отваря при старта и при одита. Между тези две дати обектът се управлява без него, затова мястото му е в системата за строителен мениджмънт, където седят и останалите данни за обекта.
• Никакво затваряне на обекта. Регистър, който не се преглежда след приключване, не учи фирмата на нищо. Петнадесет минути в края на обекта правят следващата оферта по-точна от всяка външна методика.

Често задавани въпроси

Свързани текстове

• KPI KPI в строителния мениджмънт · кои 8 показателя наистина значат нещо
• Грешки Грешките в строителния мениджмънт, които струват най-скъпо
• Екип Екипът на строителния обект · роли, отговорности и кой какво подписва